לדלג לתוכן הראשי

אישורים ביטוחיים לדיירים ולקבלני משנה

העלאה וניהול של אישורים ביטוחיים עבור דיירים וקבלני משנה, הגדרת תזכורות תפוגה והגדרת התראות לאחראים על האישורים הביטוחיים.

נכתב על ידי Alon Avni

Visitt מסייעת לכם לנהל מסמכי ביטוח עבור דיירים וקבלני משנה. באמצעות המערכת תוכלו:

  • להעלות קבצים של אישורים ביטוחיים ישירות למערכת

  • להשתמש ב־Visitt AI כדי לחלץ ולאמת באופן אוטומטי דרישות ביטוח מתוך קובצי PDF שהועלו

  • להגדיר תאריך תפוגה לכל קובץ ולקבל תזכורות כאשר אישור ביטוחי עומד לפוג

  • לשלוח באופן אוטומטי התראה לדייר או לקבלן משנה כאשר עליהם לשלוח אישור ביטוחי חדש

  • לקבל מהדייר או מהקבלן משנה את האישור הביטוחי המעודכן במייל ולהעלות אותו בקלות בחזרה למערכת

1. התחלה

עברו אל מסמכים ואישורים ביטוחיים בתפריט הצד. יוצגו שלוש לשוניות:

  • מסמכים - מסמכים כלליים של הנכס.

  • אישורים ביטוחיים לדיירים - מעקב אחר אישורים ביטוחיים של דיירים.

  • אישורים ביטוחיים לקבלני משנה - מעקב אחר אישורים ביטוחיים של קבלני משנה.

💡 ניתן לסנן את הטבלאות של אישורים ביטוחיים לדיירים ושל אישורים ביטוחיים לקבלני משנה לפי תאריך תפוגה, כדי לאתר במהירות מסמכים שעומדים לפוג או שכבר פגו. השתמשו באפשרויות הסינון המופיעות בחלק העליון של כל לשונית.

2. הוספת אישור ביטוחי לדייר

  1. לחצו על הלשונית אישורים ביטוחיים לדיירים.

  2. תוצג רשימה של כל הדיירים בנכס.

  3. לחצו על הוספת אישור ביטוחי לצד שם הדייר.

  4. העלו את קובץ האישור הביטוחי מהמחשב.

  5. בחרו תאריך התחלה ו־תאריך תפוגה - ניתן לבחור תאריך בעוד שנה או להגדיר תאריך מותאם אישית.

  6. בחרו איש קשר לחידוש - איש קשר זה יקבל תזכורת לפני תפוגת המסמך.

  7. הוסיפו הערות רלוונטיות.

  8. לחצו על יצירה כדי לשמור את המסמך.

3. הוספת אישור ביטוחי לקבלני משנה

  1. לחצו על הלשונית אישורים ביטוחיים לקבלני משנה.

  2. תוצג רשימה של כל הקבלני משנה. ניתן גם לחפש ספק לפי שמו.

  3. לחצו על הוספת אישור ביטוחי לצד שם קבלן השמנה.

  4. העלו את קובץ האישור הביטוחי.

  5. בחרו תאריך התחלה ו־תאריך תפוגה - ניתן לבחור תאריך בעוד שנה או להגדיר תאריך מותאם אישית.

  6. הזינו את כתובת המייל של קבלן השמנה.

  7. הוסיפו הערות לפי הצורך.

  8. לחצו על יצירה כדי לשמור.

4. חילוץ דרישות מאישור ביטוחי באמצעות AI

Visitt AI יכולה לחלץ באופן אוטומטי דרישות ביטוח מתוך קובץ PDF, כגון הסכם שכירות או מסמך ביטוחי קיים. כך ניתן לחסוך את הצורך בהזנת הדרישות באופן ידני.

אפשרות זו זמינה הן עבור קטגוריות פוליסה של קבלני המשנה והן עבור דרישות ביטוח המוגדרות לדיירים.

אישורים ביטוחיים לקבלני המשנה - חילוץ דרישות לקטגוריית פוליסה

  1. עברו אל הגדרות ← אישורים ביטוחיים ← אישורים ביטוחיים לקבלני המשנה.

  2. לחצו על יצירת קטגוריית פוליסה והזינו שם, לדוגמה: "סיכון גבוה" או "ספק ברמה ראשונה".

  3. לחצו על העלאת דרישות.

  4. העלו את קובץ ה־PDF. ניתן להעלות הסכם שכירות או מסמך ביטוחי קיים.

  5. ה־AI יעבד את המסמך ויחלץ ממנו את כל דרישות הביטוח. התהליך עשוי להימשך מספר דקות, וניתן לצאת מהמסך ולחזור אליו מבלי לאבד את ההתקדמות.

  6. עברו על הדרישות שחולצו. שדות שלא נמצאו במסמך יישארו ריקים.

  7. לחצו על עריכת דרישות כדי לתקן במידת הצורך את הערכים שחולצו ישירות במסך. שדות שחולצו באמצעות AI יסומנו בתווית חולץ באמצעות AI, כדי להבדיל ביניהם לבין שדות שהוזנו ידנית.

  8. לחצו על אישור הדרישות כדי לשמור את קטגוריית הפוליסה.

📄 ניתן להעלות קובצי PDF בלבד. החילוץ באמצעות AI פועל בצורה הטובה ביותר עם קובצי PDF שאורכם עד שני עמודים. קובצי PNG ו־JPEG אינם נתמכים בשלב זה.

💡 לאחר הגדרת קטגוריית הפוליסה, ניתן לשייך אותה לספקים דרך ספקים ← עריכת קבלן משנה ← קטגוריית אישור ביטוחי. כאשר יועלה אישור ביטוחי עבור אותו קבלן משנה, הוא יאומת באופן אוטומטי מול הדרישות של קטגוריית הפוליסה.

אישורים ביטוחיים לדיירים - הגדרת דרישות לדיירים

ניתן להגדיר דרישות לאישור ביטוחי של דייר בשתי דרכים:

  • דרישות ברמת הנכס - חלות באופן אוטומטי על כל הדיירים בנכס

  • דרישות מותאמות אישית - מוגדרות בנפרד עבור דייר מסוים

💡 דרישות ברמת הנכס זמינות כעת במערכת. במקום להגדיר דרישות בנפרד עבור כל דייר, ניתן להגדיר אותן פעם אחת תחת הגדרות ← נכס ← אישורים ביטוחיים ← אישורים ביטוחיים לדיירים, וכל הדיירים יקבלו אותן באופן אוטומטי. לאחר מכן ניתן להעביר דיירים מסוימים לדרישות מותאמות אישית, אם צורכי הביטוח שלהם שונים. למדריך המלא, ראו הגדרה ואימות של דרישות אישור ביטוחי לדיירים.

כדי לחלץ או להגדיר דרישות עבור דייר מסוים באמצעות AI:

  1. עברו אל דיירים ופתחו את פרופיל הדייר הרלוונטי.

  2. לחצו על הלשונית אישור ביטוחי.

  3. הפעילו את האפשרות מעקב אחר עמידה בדרישות האישור הביטוחי. אם האפשרות מוגדרת כ־אין לעקוב, הדייר לא יופיע ברשימת האישורים הביטוחיים לדיירים באזור המסמכים.

  4. לחצו על העלאת דרישות והעלו קובץ PDF. הסכם שכירות יכול להתאים לצורך זה.

  5. עברו על הדרישות שחולצו, ערכו אותן ואשרו אותן — בהתאם לאותו תהליך המתואר עבור ספקים.

כיצד פועל אימות ה־AI בעת העלאת אישור ביטוחי

לאחר ששויכו דרישות לספק או לדייר, העלאת אישור ביטוחי מפעילה השוואה אוטומטית:

  • נדרש - הערכים שהוגדרו בקטגוריית הפוליסה או בדרישות הדייר

  • התקבל - הערכים שחולצו מתוך האישור הביטוחי שהועלה

  • ירוק - הדרישה מולאה או שהערך שהתקבל גבוה מהנדרש

  • כתום - הערך שהתקבל אינו תואם לדרישה

אם נמצאה אי־התאמה, יוצגו הערך שנדרש והערך שהתקבל בפועל. האחראים על האישורים הביטוחיים יכולים לבדוק את התוצאה ולסמן ידנית את האישור הביטוחי כ־תואם לדרישות, אם הגיעו למסקנה שההבדל מקובל.

💡 למידע מלא על הגדרת קטגוריות פוליסה לספקים, ראו יצירה וניהול של קטגוריות פוליסה לאישורים ביטוחיים של קבלני המשנה. למידע על דרישות אישור ביטוחי לדיירים, כולל הגדרה ברמת הנכס, ראו הגדרה ואימות של דרישות אישור ביטוחי לדיירים.

5. כיצד לחדש אישור ביטוחי

כאשר אישור ביטוחי עומד לפוג, בהתאם למועד שהוגדר תחת הגדרות ← אישורים ביטוחיים ← כללי, המערכת תציג אפשרות לחידוש עבור אותו דייר או קבלן משנה.

  1. עברו אל מסמכים ואישורים ביטוחיים.

  2. בחרו אישורים ביטוחיים לספקים או אישורים ביטוחיים לדיירים.

  3. אתרו את איש הקשר שהאישור הביטוחי שלו עומד לפוג. לצד שמו יופיע כפתור ירוק בשם חידוש אישור ביטוחי.

  4. לחצו על חידוש אישור ביטוחי.

  5. העלו את קובץ האישור הביטוחי החדש.

  6. הגדירו את תאריך הכניסה לתוקף ואת תאריך התפוגה החדשים.

  7. ודאו שכתובת המייל של איש הקשר לחידוש נכונה.

  8. לחצו על יצירה כדי להשלים את החידוש.

6. סטטוסים של אישורים ביטוחיים

לכל אישור ביטוחי ב־Visitt יש אחד מהסטטוסים הבאים:

  • תואם לדרישות - האישור הביטוחי בתוקף וכל הדרישות מולאו

  • אינו תואם לדרישות - האישור הביטוחי פג או נכשל בבדיקת הדרישות באמצעות AI. בדיקות AI שנכשלו מתועדות בנפרד מסטטוס ממתין, כדי לוודא שאף מקרה לא יתפספס

  • חסר - לא הועלה אישור ביטוחי עבור הדייר או קבלן המשנה

אישורים ביטוחיים המסומנים כ־תואמים לדרישות ועומדים לפוג במהלך 30 הימים הקרובים יודגשו בכתום בעמוד הסטטוס, כדי שתוכלו לזהות שהם דורשים טיפול בקרוב.

📁 אישורים ביטוחיים בארכיון: רשומות קודמות של אישורים ביטוחיים שהועברו לארכיון עדיין זמינות בממשק. כדי לצפות באישורים ביטוחיים בארכיון, השתמשו במסנן הארכיון בלשונית אישורים ביטוחיים לדיירים או אישורים ביטוחיים לקבלני המשנה.

7. הגדרת אחראים על אישורים ביטוחיים

עברו אל הגדרות ← אישורים ביטוחיים ← כללי כדי להגדיר אחראי אחד או יותר על האישורים הביטוחיים.

אלו הם חברי הצוות האחראים על ניהול האישורים הביטוחיים. הם:

  • יקבלו תזכורות לחידוש כאשר אישור ביטוחי עומד לפוג

  • יקבלו ישירות למייל תשובות מדיירים או מספקים כאשר נשלחים בחזרה מסמכי אישור ביטוחי מעודכנים

8. הגדרת תזכורות לאישורים ביטוחיים

  1. עברו אל הגדרות ← אישורים ביטוחיים ← כללי.

  2. בחרו את האחראים על האישורים הביטוחיים, אם טרם הוגדרו.

  3. תחת תזכורות, הגדירו:

    • תזכורת לפני תפוגה - הגדירו כמה ימים מראש תישלח ההתראה

    • תזכורת לאחר תפוגה - הגדירו תזכורת מעקב שתישלח לאחר תאריך התפוגה

  4. בסיום, לחצו על שמירת שינויים.

⚠️ שימו לב: תזכורת לחידוש נשלחת באופן אוטומטי גם ביום התפוגה, גם אם לא הוגדרה תזכורת אחרת.

🔔 התזכורות נשלחות גם לאחראים על האישורים הביטוחיים שהוגדרו בהגדרות וגם לדייר או לקבלן המשנה שנבחרו כאנשי הקשר לחידוש באזור המסמכים. שני הצדדים מקבלים את אותן התראות חידוש, כדי לוודא שאף אישור ביטוחי לא יתפספס.

מה קורה בצד של הדייר או קבלן המשנה?

כאשר דייר או קבלן המשנה מקבלים מייל תזכורת בנוגע לאישור הביטוחי, הם יכולים פשוט להשיב למייל ולצרף את קובץ האישור הביטוחי החדש.

התשובה נשלחת ישירות לאחראים על האישורים הביטוחיים שהוגדרו בהגדרות. לאחר קבלת הקובץ, האחראי יכול להיכנס למערכת, ללחוץ על חידוש אישור ביטוחי ולהעלות את הקובץ החדש.

9. התאמה אישית של מיילי תזכורת לאישור ביטוחי

כדי לצפות במייל שנשלח לספקים או לדיירים בעת בקשת אישור ביטוחי ולערוך אותו:

  1. עברו אל הגדרות ← אישורים ביטוחיים.

  2. בחרו אישורים ביטוחיים לקבלני המשנה או אישורים ביטוחיים לדיירים.

  3. לחצו על תצוגה מקדימה כדי לראות כיצד המייל ייראה.

  4. ערכו את תוכן ההודעה והוסיפו הנחיות מותאמות אישית לפי הצורך.

  5. העלו מסמך דרישות לאישור ביטוחי או קובץ לדוגמה של אישור ביטוחי, כדי לצרף אותו למייל כקובץ עזר.

  6. לחצו על שמירת שינויים.

10. דוח אישורים ביטוחיים

מנהלי מערכת גלובליים יכולים לעקוב אחר העמידה בדרישות האישורים הביטוחיים בכל תיק הנכסים דרך דוחות ← אישורים ביטוחיים.

בדוח ניתן:

  • לצפות בסטטוס העמידה בדרישות עבור כל הנכסים במקום אחד

  • לסנן לפי אישורים ביטוחיים לדיירים בלבד, לקבלני משנה בלבד או לשניהם

  • לצפות בסיכום של אישורים ביטוחיים תואמים לדרישות, שאינם תואמים לדרישות או חסרים

  • לצפות ברשימה המלאה של האישורים הביטוחיים בכל תיק הנכסים

  • לייצא את הנתונים כקובץ CSV או להוריד אותם כקובץ PDF

📌 דיירים המוגדרים כ־אין לעקוב אחר עמידה בדרישות לא יופיעו בדוח האישורים הביטוחיים.

מאמרים קשורים

תודה שקראתם! בכל שאלה ניתן לפנות אלינו - אנחנו כאן כדי לעזור 😊

האם קיבלת תשובה לשאלתך?