אוטומציות מקלות על תהליך ניהול הקריאות. במדריך זה תלמדו איך ליצור ולהשתמש באוטומציות כדי לייעל את העבודה שלכם.
איך זה עובד?
שימוש באוטומציות הוא פשוט. רק הגדירו כמה תנאים, והאוטומציה תעשה את השאר בשבילכם. לדוגמא, אפשר לקבוע אוטומציה שמנתבת את הקריאות למשתמשים מסויימים לפי קטגוריה.
💡התנאי להפעלת האוטומציה הוא פעולה שגורמת לאוטומציה לפעול. כלומר, ברגע שיש פעולה מסוימת במערכת, כמו פתיחת קריאה חדשה או כאשר הקריאה לא נראתה במשך זמן מסוים, האוטומציה מופעלת.
כדי להתחיל, גשו ללשונית האוטומציות תחת עמוד הקריאות ולחצו על כפתור הוספת אוטומציה. משם תוכלו להגדיר את הכללים והתנאים להפעלת האוטומציה בהתאם לצרכים שלכם.
1. הגדירו את התנאי להפעלת האוטומציה
מתחת ל"כש.." בחרו את התנאי שיפעיל את האוטומציה.
2. הוסיפו עוד תנאים לאוטומציה (רשות)
לאחר שבחרנו את הפעולה שתשמש כתנאי להפעלת האוטומציה, ניתן להוסיף תנאים נוספים. לדוגמה, אפשר להגדיר שהאוטומציה תפעל רק אם הקריאה היא ברמת עדיפות מסוימת, בבניין מסוים או בקטגוריה מסוימת.
כמו כן, ברשותכם בחירה מרובת תנאים:
ניתן להשתמש בבחירה מרובה, בערכי תנאי ההפעלה כמו בניין, דחיפות, קטגוריה ותת-קטגוריה, כדי להפוך את האוטומציות ליעילות ומדויקות יותר. לדוגמה, תוכלו להגדיר כלל שיתאים למספר ערכים בו-זמנית, במקום ליצור אוטומציות נפרדות.
כפי שניתן לראות בתמונות לדוגמא:
🚩שימו לב: אפשרות תת-הקטגוריה תהיה זמינה רק כאשר נבחרת קטגוריה אחת. אם נבחרו מספר קטגוריות, אפשרות תת-הקטגוריה תוסתר.
3. הגדרת הפעולה
כאן אנחנו מגדירים את הפעולה עצמה, כלומר מה יקרה ברגע שהאוטומציה מופעלת. למשל: לשייך את הקריאה לעובד מסויים.
רשימת תנאים המפעילים אוטומציה והפעולות הנלוות להם
1. נפתחה קריאה חדשה
פעולות זמינות:
קביעת זמן לטיפול בקריאה.
הגדרת עדיפות
ניתוב קריאות למשתמשים ספציפיים.
התראה למשתמשים נוספים כדי לעדכן אותם (ללא שיוך ישיר לקריאה)
💡 הערה: שיוך משתמשים מייחסת להם אחריות ישירה על הקריאה, בעוד שהתראה למשתמשים נועדה רק לעדכן אותם במצב הקריאה.
2. הקריאה לא נראתה במשך, לא נענתה במשך או לא הושלמה במשך
פעולות זמינות:
שליחת התראה למשתמשים ספציפיים כדי לעמוד במסגרת הזמן המוגדרת. מטרת התראה זו היא ליידע מנהלים או חברי צוות כאשר קריאה לא זוכה לתשומת הלב הנדרשת.
3. קריאה הושלמה
תנאי זה מסייע לשמור על המשכיות באמצעות יצירת קריאה חדשה אוטומטית בכל פעם שקריאות מסוימות מושלמות, ובכך מבטיח טיפול מיידי בהתאם לצורך.
פעולות זמינות:
יצירת קריאה חדשה: השתמשו בתבנית מוגדרת מראש כדי לייעל את יצירת קריאות המשך. לדוגמה, ניתן להגדיר תבנית לצוות הניקיון שיבדוק וינקה את המשרד בכל פעם שקריאה מצוות אחר הושלמה.
💡הערה: אם לא נבחרה תבנית, המערכת תשכפל באופן אוטומטי את קריאת העבודה המקורית, כלומר, קריאה זהה תיפתח.
4. זיהוי כפילויות בקריאות.
פעולות זמינות:
שליחת התראה להנהלה כאשר מזוהה שיכפול של קריאות במערכת, המאפשרת להם לטפל בבעיות, טעויות או בחוסר יעילות. לדוגמא, במידה ונפתחה קריאה זהה על ידי שני משתמשים, ההנהלה מיד תקבל התראה על כך.
עריכת אוטומציות
בעמוד האוטומציות ניתן לראות רשימה של כל האוטומציות הקיימות. אם ברצונכם לשנות או לערוך אוטומציה כלשהי, פשוט לחצו עליה. זה יפתח את חלון האוטומציה, שנראה בדיוק כמו החלון ליצירת אוטומציות. כאן תוכלו לשנות את כל הפרטים ולהוסיף או להסיר משתמשים בהתאם לצורך.
אוטומציה ברירת מחדל
הוספנו אוטומציית "ברירת מחדל" חדשה.
אוטומציה זו מבטיחה שלכל קריאה יהיה תמיד משתמש משויך. המשתמשים שתגדירו כאן ישויכו לקריאות שנכנסות למערכת אך אינן תואמות לאף אחת מהאוטומציות הספציפיות שהוגדרו.
שימו לב: לא ניתן למחוק את האוטומציה, אך ניתן לשנות את המשתמשים המשויכים בכל עת.
תודה שקראתם! אם יש לכם שאלות נוספות, אל תהססו לפנות לצוות התמיכה שלנו לעזרה.