עמוד הדיירים ב-Visitt מאפשר לכם לנהל ביעילות את כל המידע בנושא דיירים במקום אחד. אתם יכולים להוסיף אנשי קשר חדשים, להגדיר את תפקידיהם ולהתאים את האתרים שבהם הדיירים יכולים להגיש בקשות עבור חברת הניהול.
🔑 מושגי מפתח
דיירים: ישות, כמו חברה או משפחה, השוכרת מרחב אחד או יותר (סוויטות, משרדים, או יחידות).
איש קשר: אדם המשויך לקבוצת דיירים, כמו עובד חברה או בן משפחה.
ניהול דיירים
התחילו בלחיצה על עמוד דיירים כדי לראות את הרשימה של כל הדיירים שלכם. לאחר מכן לחצו על שם הדייר כדי לפתוח את הכרטיס שלו, המספק תצוגה מפורטת של המידע עבורכם והמאורגן במספר חלקים:
סקירה כללית: כאן ניתן לקבל סיכום המידע על הדייר אשר כולל את אנשי קשר, בקשות פתוחות, שביעות רצון כללית ופרטים כלליים.
אנשי קשר: כאן ניתן לנהל, להוסיף איש קשר חדש או קיים ולמחוק אנשי קשר עבור הדייר.
אתרים: כאן ניתן לראות ולערוך רשימה של כל השטחים/אתרים בהם אנשי הקשר אשר משוייכים לדייר רשאים להגיש בקשות. ניתן ללחוץ על הוסף שטחים מושכרים או לחילופין הוסף אתרים מורשים כדי להוסיף שטחים/אתרים חדשים עבור הדייר.
אתר מושכר הינו אתר אשר יכול להיות משוייך לדייר אחד בלבד.
אתר מורשה הינו אתר אשר מספר דיירים יכולים להיות משוייכים אליו.
כדי ללמוד להוסיף שטחים משותפים לכל הדיירים שלכם בבת אחת, לחצו כאן.
מסמכים: כאן ניתן לשמור את כל המסמכים הקשורים לדייר במבנה מרוכז אחד לגישה קלה ולעיון עתידי. תוכלו גם להגדיר תזכורות תפוגה למסמכים חשובים. מסמכים אלה יופיעו בלשונית מסמכים לצד מסמכים אחרים שאינם קשורים לדייר.
עריכת מסמכים: לאחר לחיצה על המסמך אשר קיים תחת הדייר ניתן לעדכן או לערוך את המסמך על ידי לחיצה על העיפרון שנמצא בצד שמאל. בנוסף, ע״י לחיצה על הפח הקטן בצד שמאל ניתן למחוק את המסמך הקיים.
לאחר הלחיצה על סימן העיפרון, יפתח חלון נוסף ובו ניתן יהיה לערוך את המסמך.
חיוב: הוספנו מקטע חיוב חדש בפרופיל הדייר אשר מאפשר לכם להתאים אישית ולהוסיף פרטים נוספים לחשבוניות הזמנת עבודה הקשורות לדייר. כדי לעדכן, פשוט לחצו על חיוב ומלאו את השדות: קוד דייר, שם חברה, איש קשר לחיוב וכתובת לחיוב כדי להתאים את החשבונית לצרכים שלכם.
לאחר ההוספה, תוכלו לראות את המידע הזה בכל קובץ PDF של חשבונית הקשורה לדייר זה. לדוגמה:
יצירת דייר חדש
כדי ליצור דייר חדש יש להיכנס ללשונית דיירים וללחוץ על הוסף דייר חדש.
כיצד להוסיף אנשי קשר
נעבור ללשונית של אנשי קשר הנמצאת בסמוך לדיירים. כאן תוצג עבורכם רשימה של כל אנשי הקשר שלכם, המידע שלהם ובנוסף, ניתן יהיה לדעת האם הם נרשמו ל-Visitt+ או לא. כדי להוסיף איש קשר חדש יש לבצע את השלבים הבאים:
יש ללחוץ על הוסף איש קשר.
בשלב הזה יש למלא את כל הפרטים הרלוונטים עבור איש הקשר החדש.
יש לבחור את הדייר שאליו איש הקשר צריך להיות משוייך.
לבסוף, לחצו על הוסף דייר.
ניתן לשלוח הזמנה להתחברות למערכת לאיש הקשר החדש שהוספנו ע״י לחיצה על שלח הזמנה ל-Visitt+. תשלח לאנשי הקשר הרלוונטים הזמנה אשר תכיל קישור התחברות למערכת לצורך פתיחת פניות.
עדכון אנשי קשר
כדי לעדכן או לערוך איש קשר, גשו לכרטיסיית דיירים בתפריט הראשי, בחרו באנשי קשר, לחצו על איש הקשר הרצוי מתוך הרשימה, עדכנו את הפרטים הנדרשים (למשל שם, מספר טלפון או אימייל) ולחצו על עדכן.
אם ברצונכם להעביר איש קשר לארכיון, לחצו על ארכיון בתחתית החלון.
📌שימו לב: לאחר שמעבירים אנשי לארכיון, גישתם לאפליקציית הדיירים נחסמת, אך הם ימשיך להופיע בדוחות השונים במערכת.
תודה רבה שקראתם, אנחנו זמינים עבורכם לכל שאלה 😊