הוראות לקריאות מאפשרות להגדיר מידע והוראות שיופיעו אוטומטית למנהלים ולחברי צוות בזמן יצירה או טיפול בקריאה. ההוראות מוצגות בהתאם להקשר של הקריאה - קטגוריה, בניין, דייר או קבוצת שיוך - כך שהמידע הנכון מופיע בדיוק ברגע שבו הוא נדרש, בלי צורך לחפש אותו.

ישנם שני סוגים של הוראות:

כל הוראה מופעלת בהתאם להקשר שאתם מגדירים. כאשר קריאה תואמת להקשר הזה, ההוראה תופיע באופן אוטומטי.

ניתן להגדיר הוראות בשתי רמות:

image

כאשר משתמש יוצר קריאה ובוחר קטגוריה, בניין, דייר או קבוצת שיוך שתואמים להוראה מסוג "הוראות ליצירת קריאה", יופיע באזור ייעודי בטופס הקריאה המידע הרלוונטי.

המשתמש יכול לעבור על ההוראות ולאחר מכן להמשיך ולשלוח את הקריאה כרגיל.

כאשר מנהל או חבר צוות פותחים קריאה שתואמת להוראה מסוג "הוראות לביצוע", ההוראות יוצגו בתוך מסך פרטי הקריאה.

כך הצוות מקבל את המידע הנכון בדיוק בזמן שהוא נדרש - תוך כדי הטיפול בקריאה.

הוראות לקריאות מתאימות למצבים שבהם אוטומציות לבדן אינן מספיקות - מקרים חריגים, נהלים שתלויים בהקשר ומצבים שבהם נדרש שיקול דעת של הצוות.

הנה שלוש דוגמאות נפוצות שבהן ההוראות יכולות לעשות הבדל משמעותי:

טכנאי מקבל קריאה לתיקון ביחידה ורואה את ההוראה: "אין להתחיל בביצוע העבודה לפני קבלת אישור מהנהלת הנכס."

כך ניתן למנוע ביצוע עבודה שלא אושרה ושעלולה ליצור עלויות או סיכונים מיותרים - בלי שהטכנאי יצטרך לזכור לבד לבדוק זאת או ליצור קשר עם המשרד לפני תחילת העבודה.

קריאה המשויכת לדייר מסוים כוללת באופן אוטומטי את ההוראה: "על הטכנאי ליצור קשר מראש לפני ההגעה ליחידה כדי לתאם כניסה."

מכיוון שההוראה מקושרת לדייר, היא תופיע בכל קריאה הקשורה אליו - וכך תסייע לצוות להקפיד באופן עקבי על מדיניות הכניסה הרלוונטית מבלי לחפש את המידע בכל פעם מחדש.

בקריאות דחופות או רגישות, הוראה ליצירת קריאה כגון "יש ליצור קשר עם [שם/צוות] באופן מיידי לפני פתיחת הקריאה" מבטיחה שהגורמים הרלוונטיים יקבלו עדכון במהירות - עוד לפני שהקריאה נשלחת.

האפשרות הזו שימושית במיוחד במצבים שבהם עיכוב בתגובה עלול להחמיר במהירות, כגון הצפה, הפסקת חשמל או אירועי אבטחה.

הנה דוגמה פשוטה לקטגוריית ניקיון שבה מוגדרים שני סוגי ההוראות:

הוראות ליצירת קריאה - "רשימת בדיקה לקריאת ניקיון"
הקשר: קטגוריה = ניקיון
הוראה: "לפני שליחת הקריאה, יש לוודא מהו האזור הרלוונטי, באיזו תדירות נדרש הניקיון והאם נדרשים חומרי ניקוי או ציוד מיוחדים."
> ההוראה תופיע כאשר משתמש בוחר בקטגוריית ניקיון במהלך יצירת הקריאה.

הוראות לביצוע - "תזכורת בטיחות לניקיון"
הקשר: קטגוריה = ניקיון
הוראה: "יש להציב שלטי רצפה רטובה בכל האזורים הרלוונטיים לפני השטיפה. יש להסיר את השלטים רק לאחר שהרצפה יבשה לחלוטין."
> ההוראה תופיע בקריאה כאשר חבר צוות פותח אותה לצורך ביצוע העבודה.

ממסך הגדרות ההוראות ניתן:

השינויים יחולו על קריאות חדשות מעתה והלאה. קריאות פתוחות קיימות לא יתעדכנו רטרואקטיבית.

תודה שקראתם! אם יש לכם שאלות, אנחנו כאן כדי לעזור 😊