Visitt vous aide à surveiller et à maintenir tous vos documents à jour, simplifiant ainsi la gestion des documents réglementaires et tiers. Cette fonctionnalité est idéale pour les processus tels que les inspections mensuelles des ascenseurs effectuées par des sociétés tierces. Une fois que l’équipe d’inspection a terminé son travail et soumis la documentation, vous pouvez rapidement la télécharger et la mettre à jour dans Visitt. De plus, vous pouvez définir des rappels pour être averti lorsqu'il est temps de mettre à jour vos documents.
Affichage et création de documents
Accédez aux documents : cliquez sur Documents dans la barre de navigation principale. Une fois que vous y êtes, vous verrez une liste de tous les documents actifs, y compris leurs noms, balises et dates d'expiration. Les documents expirés seront marqués en rouge pour une attention immédiate, et ceux proches de leur date d'expiration seront marqués en orange.
Ajouter un nouveau document : Cliquez sur Ajouter un document situé dans le coin supérieur droit de la page.
Entrez les détails du document :
Nom : Spécifiez un nom pour le document
Propriété : Sélectionnez la propriété liée à ce document
Lien : associez le document à un locataire ou à un fournisseur pour un accès facile à partir de leurs pages respectives (facultatif)
Balises : ajoutez des balises pour catégoriser le document, facilitant ainsi les recherches futures et le filtrage.
Ajouter des fichiers, des rappels et une date d'expiration : vous pouvez ajouter des fichiers, définir des rappels et spécifier des dates d'expiration.
💡 Si vous ignorez l'étape Ajout de fichiers lors de la création, vous pouvez également les ajouter plus tard lorsque vous téléchargez des fichiers.
Enregistrez le document : Une fois toutes les informations saisies, cliquez sur "Ajouter" pour enregistrer le nouveau document.
🔑Pour modifier ces détails ultérieurement, cliquez simplement sur le document dans la liste. Une fois à l'intérieur, vous pouvez mettre à jour les détails et cliquer sur "Soumettre".
Téléchargement de fichiers
Accédez au document : cliquez sur le document que vous souhaitez mettre à jour, puis cliquez sur Ajouter un fichier
Télécharger des fichiers:
Date de début : définissez la date de début du document
Date d'expiration : définissez une date d'expiration pour savoir quand le document doit être renouvelé.
Rappel : définissez un rappel pour recevoir des notifications avant l'expiration du document.
Description : Ajoutez une description si nécessaire
Téléchargement de fichiers : téléchargez les fichiers nécessaires (images ou PDF) et cliquez sur Soumettre.
💡Conseil de pro : assurez-vous que les notifications sont activées pour recevoir des mises à jour en temps opportun sur l'état des documents. Pour plus d'informations sur la gestion des notifications, consultez cet article : Comment gérer le profil d'un utilisateur
Suppression de documents
Supprimer un seul document : dans la liste des documents, cliquez sur le document, sélectionnez les trois points dans le coin et choisissez « Supprimer ».
Supprimer plusieurs documents : vous pouvez choisir de supprimer plusieurs documents à la fois en cochant leurs cases, puis en cliquant sur Supprimer
Gestion des balises
Les balises facilitent le tri et la récupération des documents. Lors de la création ou de la modification d'un document, vous pouvez ajouter des balises pour organiser efficacement votre base de données de documents.
Affichage des balises : toutes vos balises se trouvent dans la barre latérale droite
Ajout de balises : pour ajouter une nouvelle balise, cliquez sur Ajouter dans la barre latérale droite.
Modification des balises : si vous souhaitez modifier les balises, survolez-les avec la souris et choisissez de les supprimer ou de les modifier.
Filtrage des documents par balises : Pour filtrer les documents par balises, cliquez sur les balises dans la liste pour afficher uniquement les documents associés. Vous pouvez sélectionner ou désélectionner des balises en cliquant dessus.
Nous espérons que cet article vous a été utile ! Merci d'avoir lu 😊